En Blog, Tendencias en eventos
multisensory events

El mundo de los eventos está viviendo una auténtica revolución. Las empresas del sector innovamos constantemente para ofrecer las experiencias más originales a unos clientes cada vez más exigentes. La customer experience es, por tanto, una de las claves de esta nueva generación de eventos en la que la conquista se pone en marcha a través de los cincos sentidos.

Hacia dónde se dirige el sector, qué demandan nuestros stakeholders o cuáles son las últimas tendencias en eventos son algunas de las preguntas que nos hacemos quienes nos dedicamos a pensar en los formatos más atractivos, novedosos e impactantes con los que sorprender a los clientes para ofrecerles una experiencia inolvidable. Y la respuesta no es una, única ni universal, pero sin duda estamos apostando por ir un paso más allá y lanzarnos al universo multisensorial y virtual.

EVENTOS HÍBRIDOS

La línea que separa el  mundo físico del virtual es cada vez más delgada debido al impacto de la tecnología de última generación, lo que se traduce en un sinfín de posibilidades para los organizadores de eventos, que optamos cada vez más por experiencias híbridas en las que combinamos el mundo online y offline. Gracias a este formato, personas de los cinco continentes pueden participar a tiempo real, lo que aumenta significativamente las posibilidades del evento por tres motivos principalmente.

En primer lugar, pueden intervenir ponentes internacionales que enriquecen la experiencia y le aportan mucho valor a un coste más reducido y sin tener que perder el tiempo en viajes innecesarios. Además, se “democratiza” el evento, al hacerlo más flexible en cuanto a horario y ubicación, e incrementa su efecto y su eco, al permitir participar a más personas. Por otra parte, los asistentes también se sienten más motivados porque tienen la impresión de estar a la vanguardia de la tecnología.

Todo esto sin renunciar al contacto directo entre los participantes y al fortalecimiento de las relaciones comerciales que se deriva de la comunicación de “tú a tú”. Y es que para muchos event planners sería un error excluir las posibilidades que ofrecen los eventos presenciales. Opinión con la que coinciden muchos usuarios que creen que los eventos únicamente virtuales son demasiado fríos, más individualistas y que cohesionan menos al grupo.

Muchos se preguntarán qué se necesita para lograr el perfecto equilibrio entre el mundo real y el virtual. Ante todo, es fundamental habilitar WiFi gratuito que garantice una conexión de buena calidad y facilite la experiencia de los asistentes. Además, tenemos que elegir un espacio bien equipado que permita que el evento se desarrolle según lo previsto y un equipo de profesionales altamente capacitado para explicar a los participantes cómo hay que utilizar las herramientas tecnológicas que se vayan a emplear.

Por otra parte, debemos tener claro qué mensaje queremos transmitir a los participantes y no pensar únicamente en impresionarlos con un despliegue de tecnología para no desvirtuar la esencia del evento ni sus objetivos. Esto no significa que debamos renunciar al “factor sorpresa” para fomentar su participación y predisposición sino aplicarlo con sentido común.

Organizar un buen evento híbrido es difícil pero no imposible. Las posibilidades son, como la imaginación, infinitas. Pero existen plataformas que nos pueden facilitar bastante el trabajo como Wonference, en la que podemos integrar el vídeo streaming, las redes sociales, espacios donde se puede debatir de forma online y un gestor de contenidos.

GREEN EVENTS O EVENTOS SOSTENIBLES

La sociedad está cada vez más concienciada sobre la importancia de cuidar y respetar el Medio Ambiente. Además, valora muy positivamente a las marcas que apuestan por la Responsabilidad Social Corporativa y son éticas y transparentes con sus políticas medioambientales. De hecho, se prevé que en  2020 la sostenibilidad será un factor clave a la hora de decantarse por una u otra corporación.

Por este motivo, los green events son la nueva tendencia en alza. Un ejemplo es que en países como Alemania, Dinamarca, Suiza o EE.UU. hay clientes muy comprometidos que incluso exigen contractualmente que su evento sea sostenible.

espacios sostenibles

Para responder a esta demanda creciente, los eventprofs están llevando a cabo acciones de todo tipo. Para empezar, ya existen  aplicaciones de iPad con las que los asistentes pueden medir su huella de carbono o CO2 emitido según el medio de transporte con el que se ha desplazado hasta el evento. La utilización de luminarias LED, que aumentan la eficiencia energética y reduce la huella de carbono, es otra forma de apostar por la sostenibilidad aunque, cuando es posible, la elección de espacios con luz natural o al aire libre es la mejor opción para no contaminar y ahorrar energía.

Por otra parte, la reutilización y el reciclaje del material que se utiliza en todos los procesos del evento, como la planificación, los regalos o el catering, es fundamental para un buen green event. De la misma forma, utilizar una climatización adecuada, evitar la impresión en papel y facilitar información a los asistentes sobre los medios de transportes disponibles para llegar al evento contribuye a reducir el impacto negativo del meeting que organicemos.

¿Y QUÉ HAY DEL CATERING?

La elección del catering es otro aspecto muy importante en los “eventos verdes”. De ahí que resulte interesante escoger alimentos km 0, los que se han elaborado cerca del lugar en el que se va a celebrar el evento; productos ecológicos, obtenidos sin la utilización de químicos; productos de temporada, con los que respetamos el ciclo natural y la zona de producción de los alimentos, evitando la implantación de monocultivos intensivos que agotan es suelo, y además reducimos el gasto energético al minimizar la necesidad de transporte, distribución y almacenaje; o productos de comercio justo, que garantizan al consumidor que los productores han recibido un salario digno y que no se ha permitido el trabajo infantil ni la explotación laboral.

catering eventos en verano

Otra opción es aunar todo lo anterior y decantarnos por la Slow Food. Se trata de comidas elaboradas a partir de productos de temporada, de kilómetro cero y ecológicos y que intentan promover una forma diferente de alimentación, más apegada al territorio y la agricultura local. Su denominación es una forma de mostrar que reniegan de la Fast Food o comida rápida. Esta tendencia también está orientada a la aplicación de  filosofías culinarias basadas en la calidad que se consigue cuando los platos se preparan sin prisas y con técnicas tradicionales.

Por otro lado, hay que procurar que los alimentos y bebidas se expidan a granel para evitar los sistemas monodosis, que consumen más envases y generan muchos residuos. Asimismo, hay que rehuir del menaje y la cubertería de usar y tirar y ofrecer agua del grifo servida en jarras. Como dato, cabe destacar que en los últimos años ha cobrado mucho auge el menaje en base a bambú u hojas de palmera tratada.

Pero ¿existe el evento 100% sostenible? La respuesta en NO. Siempre va a haber emisiones que no hemos podido evitar, de ahí que se hable de eventos “neutros en carbono”, que son los que tienen en cuenta esas emisiones inevitables y las compensa mediante la participación en proyectos de energías renovables o con un claro compromiso ambiental y social en el entorno donde se desarrollan. De esta forma se consigue que el balance final de emisiones sea igual a cero.

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